Política de inteligencia artificial

1. Qué hace la IA en WELLFLEX ERP

WELLFLEX ERP incluye un asistente de inteligencia artificial y funciones de análisis asistido: responder preguntas sobre tu negocio, preparar borradores (por ejemplo, de ventas), clasificar gastos, sugerir reposiciones de inventario y explicar reportes.

El asistente no tiene acceso libre a la base de datos: opera sobre un catálogo cerrado de herramientas, cada una con validaciones propias, y solo puede ejecutar las que tu rol y permisos autorizan.

2. Qué datos se envían al proveedor de IA

Los modelos de lenguaje los provee OpenAI a través de su API. El flujo de datos es acotado:

• Se envían datos solo cuando usas una función de IA, y únicamente el contexto necesario para procesar esa solicitud (tu pregunta y los resultados de las herramientas invocadas).
• No sincronizamos ni «subimos» tu base de datos al proveedor de IA; las herramientas consultan tus datos dentro de la plataforma y comparten solo el extracto pertinente.
• Las llamadas se hacen desde nuestros servidores; tu navegador nunca habla directamente con el proveedor de IA ni expone credenciales.
• Si no usas las funciones de IA, no se envía nada al proveedor de IA.

3. Tus datos no se venden ni entrenan modelos

No vendemos tus datos ni los usamos para entrenar modelos propios de inteligencia artificial.

Según las condiciones de la API de OpenAI vigentes a la fecha de esta política, los datos enviados por API no se usan para entrenar sus modelos. Los proveedores de IA pueden tratar datos limitados del cliente, como subencargados, únicamente en la medida necesaria para prestar las funciones de IA solicitadas por el usuario. Cuando estén disponibles y resulten aplicables, WELLFLEX se apoya en los términos empresariales del proveedor, su anexo de tratamiento de datos, sus compromisos de privacidad empresarial o salvaguardas contractuales equivalentes.

4. Control humano y aprobaciones

La IA propone; las personas deciden:

• Las acciones con efecto real (por ejemplo, crear una venta) se generan como borradores que requieren aprobación humana explícita antes de ejecutarse.
• Las respuestas y análisis son sugerencias para revisión, no decisiones automáticas.
• La IA nunca modifica ni elimina datos sin una acción tuya.

5. Lo que la IA no es

Los modelos de lenguaje pueden equivocarse: producir cifras imprecisas, interpretar mal una pregunta o generar texto plausible pero incorrecto. Por eso:

• Revisa siempre las salidas de la IA antes de actuar con base en ellas, especialmente cifras y clasificaciones.
• La IA de WELLFLEX ERP no sustituye la asesoría contable, tributaria, laboral, legal ni el juicio de negocio. Las obligaciones formales (declaraciones, nómina electrónica, facturación) deben validarse con profesionales.

6. Datos restringidos y sensibles

Las herramientas del asistente aplican los mismos permisos que el resto de la plataforma: si tu rol no puede ver la nómina, el asistente tampoco puede consultarla por ti. Los datos de módulos sensibles solo entran en una conversación de IA cuando el usuario que pregunta tiene permiso para verlos.

Recomendamos no pegar en el chat datos sensibles innecesarios (por ejemplo, números de documento completos) cuando la pregunta no los requiere.

7. Transparencia y registro de actividad

• Cada herramienta que el asistente ejecuta queda registrada en una bitácora de acciones de IA de tu empresa.
• El panel «Uso de IA» (Configuración → IA) muestra a los administradores la actividad y el uso de las funciones de IA de la empresa.
• Las funciones de IA se identifican claramente en la interfaz; no hay IA «oculta».

8. Controles de administrador

• Los administradores controlan quién accede a las funciones de IA a través de los roles y permisos de la empresa.
• El panel «Uso de IA» permite supervisar la actividad y el consumo.

Seguimos ampliando los controles de administración de las funciones de IA.

9. Cambios a esta política

Si incorporamos nuevas capacidades de IA o cambiamos de proveedor, actualizaremos esta política y la lista de Subencargados antes del cambio. Las dudas sobre el uso de IA se atienden por los canales de la Política de privacidad.