Política de privacidad y tratamiento de datos

1. Alcance de esta política

Esta política describe cómo WELLFLEX ERP recolecta, usa, almacena, comparte y protege la información cuando usas la plataforma: el sitio web, la aplicación y los servicios relacionados. Aplica a los datos personales conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015) y las demás normas colombianas de protección de datos, así como a los datos de negocio que tu empresa registra en el ERP.

Al crear una cuenta o usar la plataforma autorizas el tratamiento de tus datos personales en los términos aquí descritos. Esta política no aplica a sitios o servicios de terceros enlazados desde la plataforma.

2. Entidad legal aplicable

WELLFLEX ERP es el producto; lo operan las entidades del grupo WELLFLEX. Según tu país y tu relación comercial, la entidad que contrata contigo puede ser una de las siguientes:

WELLFLEX S.A.S. — Colombia

NIT 901.728.428-2 · Cra. 13 # 80-44, Soledad, Atlántico, 083010, Colombia. Sociedad por acciones simplificada constituida en Colombia. Entidad contratante por defecto para clientes en Colombia.

WELLFLEX LLC — Estados Unidos

EIN 36-5134136 · 30 N Gould St Ste 43564, Sheridan, WY 82801, Estados Unidos. Sociedad de responsabilidad limitada constituida en Estados Unidos. Entidad contratante para clientes fuera de Colombia cuando así se indique.

La entidad aplicable a tu caso es la que aparece en tu contrato, en tu factura, en los términos que aceptaste al contratar o, en su defecto, la que corresponde a tu relación comercial con WELLFLEX. Si tienes dudas sobre cuál entidad te aplica, escríbenos y te lo confirmamos.

3. Roles: cuándo somos responsables y cuándo encargados

El rol de WELLFLEX frente a los datos depende de quién los aporta:

• Datos de tu cuenta de usuario (nombre, correo, credenciales, actividad de acceso): WELLFLEX actúa como responsable del tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.
• Datos que tu empresa registra en el ERP (clientes, proveedores, empleados, ventas, etc.): tu empresa es la responsable de esos datos y WELLFLEX actúa como encargada del tratamiento, procesándolos solo para prestar el servicio y según tus instrucciones. Este rol se regula en detalle en el Acuerdo de tratamiento de datos (DPA).

4. Datos que tratamos

Datos de tu cuenta y perfil

Nombre, correo electrónico, contraseña (almacenada con hash, nunca en texto plano), empresa a la que perteneces, rol y permisos asignados. Si inicias sesión con Google, recibimos de Google tu correo y nombre básico de perfil.

Datos de tu empresa

Razón social o nombre comercial, identificación tributaria, datos de contacto, logo, configuración de marca y preferencias de la plataforma.

Datos operativos del ERP

La información que tu negocio registra para operar: clientes, proveedores, productos, inventario, ventas, compras, gastos, nómina, contabilidad, reportes, archivos adjuntos, bitácoras de auditoría y configuración. Estos datos pueden incluir datos personales de terceros (por ejemplo, tus clientes o empleados); tu empresa es responsable de contar con la autorización o base legal para registrarlos.

Datos técnicos y de uso

Registros técnicos del servicio (fechas de acceso, acciones realizadas, errores) y métricas agregadas de rendimiento y uso obtenidas sin cookies de rastreo (ver la Política de cookies).

Datos de facturación

Para los planes de pago, los datos de pago los procesa directamente la pasarela Mercado Pago; WELLFLEX no almacena números completos de tarjeta.

Soporte y comunicaciones

El contenido de los mensajes que nos envías por los canales de soporte y los registros de correos transaccionales que te enviamos.

5. Tus datos de negocio son tuyos

La información que tu empresa registra en WELLFLEX ERP es y sigue siendo propiedad de tu empresa. WELLFLEX no adquiere ningún derecho de propiedad sobre tus datos de negocio; solo la licencia limitada e indispensable para alojarlos, procesarlos y mostrártelos como parte del servicio.

Nunca usamos los datos de tu negocio para fines distintos a prestar el servicio, ni los vendemos ni los compartimos con terceros para publicidad.

6. Para qué usamos los datos

• Prestar, operar y mantener la plataforma y sus módulos.
• Autenticarte, gestionar tu cuenta y aplicar los permisos configurados por tu empresa.
• Procesar la suscripción y facturación de los planes de pago.
• Enviarte comunicaciones transaccionales del servicio (verificación de correo, invitaciones, alertas configuradas, avisos de facturación).
• Darte soporte y atender tus solicitudes.
• Operar las funciones de inteligencia artificial cuando las usas, según la Política de IA.
• Mantener la seguridad de la plataforma: prevención de fraude y abuso, auditoría y diagnóstico de errores.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Mejorar el producto con métricas agregadas y de rendimiento, no con el contenido de tus datos de negocio.

7. Confidencialidad y no venta de datos

Tratamos tu información como confidencial. El personal y los proveedores que necesitan acceder a datos para operar el servicio están sujetos a obligaciones de confidencialidad y al principio de mínimo privilegio descrito en la página de Seguridad.

No vendemos datos personales ni datos de negocio, y no los cedemos a terceros para fines publicitarios o de perfilamiento comercial.

8. Con quién compartimos datos

Solo compartimos datos en estos casos:

• Proveedores de infraestructura y servicio (subencargados) que necesitamos para operar la plataforma (base de datos, hosting, correo, IA, pagos). La lista completa, con la finalidad y los datos que trata cada uno, está en la página de Subencargados.
• Dentro de tu empresa: los usuarios que tu empresa invita ven los datos que sus roles y permisos les permiten ver.
• Autoridades competentes, cuando exista una obligación legal o una orden válida que lo exija.
• Cambios societarios: en caso de fusión, adquisición o venta de activos, los datos podrán transferirse al sucesor, que quedará sujeto a esta política.

9. Transferencias internacionales

Nuestros proveedores de infraestructura almacenan y procesan datos en servidores ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos (ver Subencargados). Al usar la plataforma autorizas esta transmisión y transferencia internacional de datos, que realizamos con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección mediante compromisos contractuales y medidas de seguridad, conforme a los artículos 26 y 27 de la Ley 1581 de 2012.

10. Conservación de los datos

Conservamos los datos mientras tu cuenta esté activa y mientras sean necesarios para prestar el servicio. Tras la terminación de la cuenta:

• Conservamos los datos por un periodo razonable para permitirte reactivar la cuenta o exportar tu información antes de la supresión definitiva.
• Podemos conservar, anonimizar o restringir el acceso a cierta información por más tiempo cuando sea necesario por motivos legales, tributarios, contables, de seguridad, de resolución de disputas, de prevención de fraude o contractuales.
• Los respaldos se eliminan según su ciclo de rotación normal.

11. Exportación de tus datos

Puedes exportar la información de tu negocio en formatos estándar (por ejemplo, Excel) desde los módulos de la plataforma y el Centro de datos, en cualquier momento y sin costo adicional. Si necesitas una exportación completa que no esté disponible en la interfaz, escríbenos a soporte@wellflex.co y te la entregamos en un plazo razonable.

12. Eliminación de cuenta y datos

Puedes solicitar la eliminación de tu cuenta de usuario o de todos los datos de tu empresa escribiendo a soporte@wellflex.co desde un correo autorizado de la empresa. Antes de eliminar, te recomendamos exportar tu información.

Tras el cierre de la cuenta o una solicitud de supresión verificada, WELLFLEX eliminará, anonimizará o restringirá el acceso a los datos dentro de un plazo razonable, salvo que su conservación sea necesaria por motivos legales, tributarios, contables, de seguridad, de resolución de disputas, de prevención de fraude o contractuales. La eliminación ejecutada es definitiva e irreversible, sujeta a la rotación normal de respaldos descrita arriba.

13. Seguridad y gestión de incidentes

Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger los datos: aislamiento por empresa con Row Level Security, control de acceso por roles y permisos, cifrado en tránsito, respaldos y bitácoras de auditoría. El detalle está en la página de Seguridad.

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte tus datos personales o los datos de tu negocio, lo investigaremos, tomaremos medidas de contención y te notificaremos sin dilación indebida por los canales de contacto de tu cuenta, además de reportar a las autoridades cuando la ley lo exija (incluido el reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda).

14. Tus derechos como titular

Conforme a la Ley 1581 de 2012, como titular de datos personales puedes:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones al régimen de protección de datos, una vez agotado el trámite ante WELLFLEX.

Para ejercerlos, escríbenos a soporte@wellflex.co indicando tu nombre, el derecho que ejerces y los hechos. Respondemos las consultas en máximo diez (10) días hábiles y los reclamos en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables según la ley, que en tal caso te informaremos.

Si los datos que quieres corregir o suprimir fueron registrados por una empresa cliente de WELLFLEX (por ejemplo, eres cliente o empleado de un negocio que usa el ERP), tu solicitud debe dirigirse primero a esa empresa, que es la responsable del tratamiento; nosotros la asistiremos como encargados.

15. Menores de edad

WELLFLEX ERP es una herramienta para negocios y no está dirigida a menores de edad. No creamos cuentas para menores de 18 años. Si una empresa registra datos personales de menores (por ejemplo, en nómina de aprendices), debe hacerlo respetando el interés superior del menor y las exigencias de la Ley 1581 de 2012.

16. Cookies

Usamos únicamente cookies esenciales para la autenticación y la seguridad de la sesión, y métricas de rendimiento que no usan cookies. El detalle está en la Política de cookies.

17. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en el servicio o en la ley. La fecha de «Última actualización» siempre indica la versión vigente. Si el cambio es sustancial, te lo notificaremos por la plataforma o por correo con antelación razonable. El uso continuado del servicio después de la entrada en vigencia implica la aceptación de la versión actualizada.

18. Contacto y canales de atención

Canal de atención para consultas, reclamos y ejercicio de derechos sobre datos personales:

• soporte@wellflex.co
• Colombia: +57 300 400 3348 · EE. UU.: +1 888 616 7046